Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja roolit

ClearFin (yhteys: kawa.ibrahim@softwave.fi) toimii verkkosivuston ja portaalin käyttäjätietojen osalta rekisterinpitäjänä. Asiakkaidemme tullausdokumenttien sisältämien henkilötietojen osalta ClearFin toimii käsittelijänä ja asiakasyritys rekisterinpitäjänä — tästä sovitaan kirjallisella tietojenkäsittelysopimuksella (DPA, GDPR art. 28).

2. Mitä tietoja käsittelemme

• Portaalin käyttäjätiedot: nimi, työsähköposti, kirjautumistapahtumat.
• Yhteydenotot: viestit ja niiden liitteet.
• Palvelun käytössä: asiakkaan toimittamat tullausdokumentit (kauppalaskut, rahtikirjat), jotka voivat sisältää henkilötietoja kuten nimiä, osoitteita ja yhteystietoja.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietoja käsitellään tullauspalvelun tuottamiseksi (sopimus), lakisääteisten arkistointivelvoitteiden täyttämiseksi (lakisääteinen velvoite; tuontiasiakirjat 6 vuotta) sekä yhteydenpitoon (oikeutettu etu).

4. Missä tiedot sijaitsevat

Tietokanta ja dokumentit säilytetään EU:ssa (AWS, Tukholma). Verkkosivusto jaellaan Vercelin kautta (palvelinlogiikka EU-regionissa). Tekoälykäsittelyssä käytetään Anthropicin yritys-API:a, jonka sopimusehdot kieltävät datan käytön mallien koulutukseen; EU-residenssiä edellyttäville asiakkaille tarjoamme käsittelyn EU-alueella (AWS Bedrock, Frankfurt). Ajantasainen alikäsittelijälista toimitetaan DPA:n liitteenä.

5. Säilytysajat

• Tullausdokumentit ja päätökset: 6 vuotta luovutuspäätösvuoden lopusta (lakisääteinen).
• Tullaukseen liittymättömät viestit: poistetaan viipymättä, viimeistään 30 päivässä.
• Käyttäjätilit: sopimuksen voimassaolon ajan.

6. Suojaus

Tiedot salataan siirrossa (TLS) ja levossa (AES-256). Pääsy on rajattu rooleittain, asiakaskohtainen data on eristetty tietokantatasolla, ja kaikki käsittelytapahtumat kirjautuvat auditointilokiin.

7. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, pyytää oikaisua tai poistoa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä siirtää tiedot. Yhteydenotot: kawa.ibrahim@softwave.fi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).

8. Evästeet

Sivusto ei käytä markkinointi- tai seurantaevästeitä. Portaali käyttää vain kirjautumisen edellyttämiä välttämättömiä evästeitä.